Politique de confidentialité

Préambule et champ d'action

La présente politique de confidentialité régit le traitement des données des utilisateurs effectué par LINAGORA, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 552 980 euros et dont le siège social est situé 37 rue Pierre Poli - CS 60238, 92441 Issy-les-Moulineaux Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre (France) sous le numéro de SIRET 431 473 669 00130, et/ou toute filiale de cette société, ci-après dénommée "LINAGORA".

LINAGORA est le responsable du traitement de vos données personnelles.

Le modèle économique des services LINAGORA n'est pas basé sur les données personnelles de vos utilisateurs. Notre modèle économique est basé sur l'offre de services d'assistance et d'autres services complémentaires à notre plateforme de services. NOUS NE VENDONS PAS VOS DONNÉES, ET VOUS N'ÊTES PAS LE PRODUIT (ET VOS DONNÉES PERSONNELLES NON PLUS).

Définitions

Les expressions suivantes de la politique de confidentialité ont la signification indiquée dans cette section :

Contenu : Le Contenu est défini comme toute donnée, quelle que soit sa nature (qu'il s'agisse d'une information, d'une image, d'une vidéo, d'un audio, d'un fichier, d'un signe, d'un texte, d'un signal, d'un programme, d'un logiciel, d'un code ou de tout autre élément) qui est disponible (affiché et/ou téléchargeable) par le biais de la plateforme des Services. Le contenu utilisateur est un type spécifique de contenu.

Données personnelles : Les données personnelles désignent toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée) ; est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques de l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.

Services : Twake, une plateforme de collaboration sécurisée et open source qui comprend notamment des fonctionnalités de messagerie d'équipe, d'espace de stockage, de calendrier d'équipe et de gestion des tâches, extensibles via des plugins.

Utilisateur : Un Utilisateur désigne VOUS en tant qu'individu, que vous agissiez pour votre propre compte ou pour le compte d'une organisation (société, association ou autre) qui vous demande d'accéder aux Services ou de les utiliser dans un contexte professionnel. Lors de l'accès et/ou de l'utilisation des fonctionnalités des Services ou de l'achat d'un abonnement aux Services au nom d'une organisation, ladite organisation est également considérée comme un Utilisateur et, en tant que telle, est entièrement soumise à la présente politique de confidentialité.

Contenu Utilisateur : Le Contenu Utilisateur est défini comme le Contenu qui est directement ou indirectement émis, conçu et/ou créé par un Utilisateur, et téléchargé vers et/ou diffusé par la plateforme des Services.

Acceptation

En accédant et/ou en activant les fonctionnalités du Service, les Utilisateurs signifient leur compréhension ainsi que leur acceptation irrévocable et complète de la politique de confidentialité applicable au moment de cette utilisation du Service.

La présente politique de confidentialité est applicable à tout accès et à toute activation des fonctionnalités du Service par les Utilisateurs.

La présente politique de confidentialité peut être modifiée ou changée à tout moment à la discrétion de LINAGORA et sans préavis.

Cookies pour la page d'accueil

LINAGORA s'engage à respecter et à protéger la vie privée des Utilisateurs de ses Services. Lors de l'atterrissage sur la page web des Services, il vous sera demandé, en tant qu'Utilisateur, de consentir à l'utilisation de cookies nécessaires, techniques, ainsi que de cookies de tiers, par le biais d'une bannière lors de votre premier atterrissage sur la page web des Services. Si vous ne consentez pas explicitement à ces cookies tout en continuant à interagir avec le site web, le système supposera que vous avez consenti uniquement aux cookies nécessaires.

Les cookies nécessaires sont fournis par le prestataire de services tiers Cookiebot, et stockent l'état du consentement de l'Utilisateur concernant l'utilisation des cookies. Ces cookies sont des composants techniques requis par la page web pour connaître à tout moment l'utilisation des cookies à laquelle l'Utilisateur a consenti, et expirent après un (1) an.

D'autres cookies sont fournis par d'autres prestataires de services tiers énumérés dans la bannière des cookies. Ces cookies visent à stocker les statistiques de l'Utilisateur et ses préférences marketing lors de l'interaction avec le site web du Service. LINAGORA veille à ce que ces prestataires de services tiers respectent un niveau de protection de la confidentialité des données au moins égal au niveau de protection fourni aux citoyens de l'UE par LINAGORA elle-même.

L'utilisateur peut retirer et adapter son consentement aux cookies à tout moment en cliquant sur le lien relatif aux cookies dans le pied de page du site web.

Traitement des données

L'utilisateur est informé que certaines de ses données personnelles sont collectées et traitées automatiquement dans le cadre de son utilisation des Services.

Dans le cas où l'Utilisateur déploie volontairement des plugins supplémentaires aux Services afin d'étendre les Services disponibles, lesdits plugins seront régis par les CGU de la société qui fournit le service associé au plugin.

Nos principes directeurs en matière de protection de la vie privée

Notre collecte et notre traitement des données personnelles sont conformes aux principes du GDPR et aux directives suivantes :

- La collecte et le traitement des données personnelles par LINAGORA ne sont jamais une fin en soi. Elle vise à atteindre un objectif légitime et licite, et est strictement proportionnée et nécessaire à la réalisation dudit objectif.

- LINAGORA ne conserve jamais les données collectées plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Si l'objectif peut être atteint avec des données personnelles pseudonymisées ou anonymisées, alors les données collectées sont pseudonymisées ou anonymisées avant d'être traitées afin d'atteindre l'objectif. Lorsque les données ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité, elles sont soit détruites, soit rendues anonymes, soit (lorsque la loi l'exige) archivées.

- Lorsqu'elle confie à des sociétés tierces partenaires la tâche de sous-traiter les données personnelles des utilisateurs, LINAGORA veille à ce que ces sociétés respectent un niveau de protection de la confidentialité des données au moins égal au niveau de protection fourni aux citoyens de l'UE par LINAGORA.

- Afin de vous offrir la meilleure expérience possible lors de l'utilisation de nos services, nous souhaitons recueillir et traiter certaines informations. En fonction de votre utilisation des services, il peut s'agir des éléments suivants :

A. Vos coordonnées - lorsque vous demandez de l'aide, nous envoyez des questions ou des commentaires, ou signalez un problème, nous recueillons votre nom, votre adresse électronique, votre message, etc. Nous n'utiliserons ces informations que pour répondre à vos demandes. Étant donné que la collecte de ces informations est nécessaire au bon fonctionnement du service que vous demandez, votre consentement à la collecte est toujours présumé.

B. Vos données statistiques/cookies/comportementales - lorsque vous visitez notre site ou utilisez les Services, nous pouvons collecter l'url du site web à partir duquel vous nous avez visités, les parties de notre site que vous visitez, la date et la durée de votre visite, votre adresse IP anonyme, les informations relatives à votre appareil (type d'appareil, système d'exploitation, résolution d'écran, langue, pays dans lequel vous vous trouvez, type de navigateur web que vous avez utilisé pendant votre visite, etc.

Afin d'améliorer l'expérience sur notre site web, il est intéressant de connaître le parcours de nos visiteurs. Nous traitons donc ces données d'utilisation avec des partenaires tiers à des fins statistiques, pour améliorer nos services et pour reconnaître et arrêter toute utilisation abusive.

La plupart de ces données statistiques ne sont pas nécessaires pour vous fournir le service et nous ne les collectons qu'après avoir obtenu votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement (ou l'accorder à nouveau) à tout moment dans vos paramètres personnels.

MATOMO Analytics

Données personnelles collectées

LINAGORA ne requiert pas plus de données qu'une adresse e-mail et un nom d'utilisateur pour fournir le service. L'utilisateur reste exclusivement et complètement responsable de toute autre donnée personnelle non demandée fournie spontanément à LINAGORA.

Concernant la collecte et le traitement des données personnelles effectués par LINAGORA pour le compte de l'Utilisateur dans le cadre du Service, LINAGORA agit sur instructions de l'Utilisateur.

LINAGORA s'engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles auxquelles elle a accès, et notamment d'empêcher leur altération, leur endommagement ou leur accès par des tiers non autorisés.

LINAGORA S'ENGAGE À S'ABSTENIR D'ACCÉDER OU D'EXPLOITER TOUT CONTENU D'UTILISATEUR CHARGÉ, TÉLÉCHARGÉ OU TRANSMIS SUR LES SERVEURS DE LA PLATE-FORME, SAUF SI CET ACCÈS EST NÉCESSAIRE À LA FOURNITURE OU AU MAINTIEN DU SERVICE, AUQUEL CAS CET ACCÈS SERA LIMITÉ AUX OPÉRATIONS STRICTEMENT NÉCESSAIRES À LA FOURNITURE OU AU MAINTIEN DU SERVICE. TOUTE COPIE DES DONNÉES QUI AURAIT ÉTÉ NÉCESSAIRE POUR EFFECTUER CES OPÉRATIONS SERA DÉTRUITE UNE FOIS CES OPÉRATIONS TERMINÉES.

Les adresses IP des utilisateurs du service sont enregistrées et utilisées à des fins techniques. Les adresses électroniques fournies volontairement par un utilisateur pour la transmission de contenus d'utilisateur, tels que des messages, et les adresses électroniques des expéditeurs de messages à cet utilisateur sont enregistrées et liées au compte dudit utilisateur.

Des cookies temporaires (tels que les cookies d'interface utilisateur et de session) peuvent être stockés sur le dispositif utilisé pour accéder au Service, qui sont des composants purement techniques nécessaires pour fournir le Service aux Utilisateurs. Ces cookies ne contiennent pas de données personnelles.

LINAGORA conservera les données recueillies, à la lumière de l'objectif pour lequel lesdites données ont été recueillies, pendant l'utilisation du Service par l'Utilisateur, ainsi que pendant un (1) an après la cessation de l'utilisation du Service par l'utilisateur, après quoi ces données seront soit irrémédiablement supprimées, soit anonymisées, même si l'objectif du traitement des données n'a pas été atteint.

Divulgation

LINAGORA peut fournir des données sur un utilisateur à un tiers si la loi l'exige ou si, de bonne foi, LINAGORA estime que cette divulgation est nécessaire pour : (1) se conformer à la loi ou à une procédure judiciaire particulière ; (2) protéger et défendre les droits et la propriété de LINAGORA ou prévenir la fraude ; (3) protéger LINAGORA contre l'abus, la mauvaise utilisation ou l'utilisation non autorisée de ses produits ou services ; ou (4) protéger la sécurité personnelle ou la propriété de son personnel, celle des autres Utilisateurs, ou celle du public.

Dans ce cas, nonobstant toute disposition légale ou réglementaire contraire, LINAGORA s'engage à limiter l'étendue de la divulgation des données personnelles aux données spécifiquement requises pour atteindre les objectifs susmentionnés.

Les utilisateurs ont toujours le droit de demander la mise à jour ou la suppression de leurs informations personnelles ou de poser des questions sur cette politique de confidentialité en envoyant un e-mail au groupe de travail LINAGORA GDPR : rgpd@linagora.com

Questions spécifiques concernant la vie privée

Signalement par les destinataires du contenu utilisateur

Les destinataires du contenu utilisateur peuvent signaler une utilisation du service qu'ils jugent abusive, contrefaite ou illicite en envoyant un courrier électronique avec tous les détails utiles à l'adresse suivante abuse@linagora.com

LINAGORA conservera ce signalement d'abus pendant un (1) an dans le but de permettre à toute autorité administrative ou légale compétente de commencer une enquête sur l'abus.

Exploitation du contenu de l'utilisateur par les destinataires

LINAGORA n'a aucun contrôle sur les activités des utilisateurs destinataires. Les utilisateurs qui téléchargent ou envoient du contenu à des destinataires par l'intermédiaire du Service doivent être conscients que lesdits destinataires peuvent sauvegarder, capturer, modifier, réutiliser et redistribuer le contenu de l'utilisateur qu'ils ont reçu de l'utilisateur téléchargeur d'une manière que ledit utilisateur téléchargeur peut ne pas avoir envisagée ou consentie. LINAGORA ne peut pas être tenu responsable d'un tel comportement d'un destinataire.

Sous-services tiers

La plateforme de services est hébergée par OVH Cloud.

Les autres services tiers et la finalité de leur traitement des données des utilisateurs sont les suivants :

[headwayapp.co] : Ce service montre le dernier changelog à notre utilisateur. Il stocke les informations sur le navigateur local pour sauvegarder les dernières informations du journal des modifications de l'utilisateur.

[usetiful.com] : Ce service est utilisé pour fournir à l'utilisateur une visite de l'application lors de son premier lancement. Il stocke des informations sur le navigateur local de l'utilisateur pour déterminer si la visite du produit a déjà été effectuée ou non.

[segment.com] : Ce service est notre centre d'analyse. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent l'adresse électronique, l'identifiant de l'utilisateur, l'identifiant de l'entreprise, le nom de l'événement (par exemple, channel:message:send, file:create), les informations sur le dispositif, l'adresse IP, les paramètres locaux, le réseau, le fuseau horaire, les informations sur la page vue par le visiteur et les agents utilisateurs. Ces données personnelles sont stockées aux États-Unis.

[chargebee.com] : Nous utilisons ce service pour gérer les plans, les abonnements et l'intégration des passerelles de paiement. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent le prénom du propriétaire de la société, le nom de famille du propriétaire de la société, l'adresse électronique du propriétaire de la société, le téléphone du propriétaire de la société, le nom de la société, l'adresse de la société, la carte de crédit. Ces données personnelles sont stockées en Allemagne.

[stripe.com] : Ce service permet de sécuriser les paiements par carte de crédit avec 3D Secure. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent le prénom du propriétaire de la société, le nom de famille du propriétaire de la société, l'email du propriétaire de la société, le téléphone du propriétaire de la société, le nom de la société, l'adresse de la société, la carte de crédit. Ces données personnelles sont stockées aux Etats-Unis.

[crisp.chat] : Nous utilisons ce service comme un outil de chat instantané, afin que tout utilisateur puisse contacter le support client facilement. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent l'adresse électronique, le numéro de téléphone (facultatif), le nom de la société (facultatif) et le nom complet. Ces données personnelles sont stockées dans l'UE.

[app.sendgrid.com] : Ce service est le système de messagerie intégré à notre Service. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent l'email uniquement si vous êtes un utilisateur de community.twake.app. Ces données personnelles sont stockées aux Etats-Unis.

[amplitude.com] : Ce service est utilisé pour que LINAGORA puisse disposer des analyses de produits. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent l'email, l'identifiant de l'utilisateur, l'identifiant de l'entreprise, le nom de l'événement (ex canal:message:send, file:create), les informations sur l'appareil, l'ip, la locale, le réseau, le fuseau horaire, la page. Ces données personnelles sont stockées aux États-Unis.

[customer.io] : Ce service est utilisé pour envoyer des e-mails aux utilisateurs qui ont accepté de participer à nos programmes de marketing. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent l'événement et l'adresse électronique de l'utilisateur. Ces données personnelles sont stockées aux Etats-Unis.

[tagmanager.google.com] : Ce service est utilisé pour gérer les balises. Aucune donnée utilisateur n'est envoyée à ce service.

[hcaptcha.com] : Ce service fournit le captcha à l'inscription. Aucune donnée utilisateur n'est envoyée à ce service.

[cookiebot.com] : Ce service est utilisé pour stocker le consentement de l'utilisateur concernant l'utilisation des cookies. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent l'adresse IP anonyme de l'utilisateur final, la date du consentement, l'agent utilisateur, l'URL à partir de laquelle le consentement a été soumis, la valeur aléatoire anonyme et la valeur de la clé cryptée. Ces données personnelles sont stockées en Irlande et aux Pays-Bas.

[giphy.com] : Ce service est utilisé pour fournir des gifs aux utilisateurs. Aucune donnée personnelle de l'utilisateur n'est envoyée à ce service, seulement les mots-clés de la recherche de gifs.

[meet.jit.si] : Nos services sont intégrés à l'outil d'appel vidéo Jitsi, par le biais du service meet.jit.si. L'utilisateur est tenu d'accepter la politique de confidentialité spécifique de meet.jit.si afin de pouvoir utiliser le service d'appel vidéo.

[forestadmin.com] : Ce service fournit un panneau d'administration au personnel de LINAGORA afin de superviser les utilisateurs de SaaS. Aucune donnée utilisateur n'est envoyée à ce service.

[app.gitbook.com] : Ce service fournit un service d'édition de documents en ligne pour les documents stockés sur la plate-forme. Les données personnelles de l'utilisateur qui sont fournies à ce service comprennent le type de navigateur, la langue préférée, la date et l'heure de la visite. Ces données personnelles sont stockées dans l'UE.